Kako koristiti funkciju Validacija podataka u Excelu?
Bok tamo! Ja sam dobavljač ureda i znam koliko je važno maksimalno iskoristiti alate koje koristimo svaki dan. Jedan takav alat koji se često nedovoljno koristi u uredu je Excel. Danas ću vas provesti kroz način korištenja značajke Provjera valjanosti podataka u Excelu. To je super zgodan alat koji vam može uštedjeti gomilu vremena i glavobolje kada se bavite unosom podataka.
Što je provjera valjanosti podataka u Excelu?
Provjera valjanosti podataka u Excelu je poput malog vratara za vašu proračunsku tablicu. Omogućuje postavljanje pravila za vrstu podataka koji se mogu unijeti u ćeliju ili niz ćelija. To znači da možete spriječiti korisnike da unesu netočne ili nedosljedne podatke, što je velika stvar kada radite s velikim skupovima podataka.
Recimo da izrađujete proračunsku tablicu za praćenje dana godišnjeg odmora zaposlenika. Ne želite da netko slučajno unese negativan broj dana ili nenumeričku vrijednost. Provjera valjanosti podataka može vam pomoći da nametnete unos samo pozitivnih brojeva u stupac "Dani godišnjeg odmora".
Kako pristupiti provjeri valjanosti podataka
Kao prvo, trebate znati gdje pronaći značajku Provjera valjanosti podataka. Prilično ga je lako locirati. Samo odaberite ćeliju ili raspon ćelija na koje želite primijeniti provjeru valjanosti. Zatim idite na karticu "Podaci" na vrpci programa Excel. U grupi "Alati za podatke" vidjet ćete gumb "Provjera valjanosti podataka". Kliknite na njega i pojavit će se dijaloški okvir.
Postavljanje osnovnih pravila za provjeru valjanosti podataka
Dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka ima nekoliko kartica, ali glavna s kojom ćete raditi je kartica "Postavke". Ovdje možete odabrati vrstu pravila provjere valjanosti koju želite primijeniti.
Cijeli brojevi
Vratimo se našem primjeru s danima godišnjeg odmora zaposlenika. Ako želite dopustiti samo cijele brojeve između 0 i 30 (pod pretpostavkom da imate najviše 30 dana godišnjeg odmora), evo što trebate učiniti. U kartici "Postavke", pod "Dopusti", odaberite "Cijeli broj". Zatim postavite "Podatke" na "između". U polje "Minimum" unesite 0, au polje "Maksimum" unesite 30. Kliknite "OK" i gotovi ste. Sada, ako netko pokuša unijeti broj koji nije cijeli ili broj izvan ovog raspona, Excel će prikazati poruku o pogrešci.
Decimalni brojevi
Ako imate posla s podacima koji zahtijevaju decimalne brojeve, poput prodajnih brojeva, možete upotrijebiti opciju "Decimalno". Možete postaviti ista pravila kao s cijelim brojevima, kao što su minimalna i maksimalna vrijednost.
Popisi
Popisi su još jedna vrlo korisna vrsta provjere podataka. Recimo da imate stupac za odjele zaposlenika i želite osigurati da su uneseni samo ispravni nazivi odjela. Možete stvoriti popis naziva odjela (na primjer, "HR", "Financije", "Prodaja") i koristiti ga kao pravilo provjere valjanosti.
Na kartici "Postavke" odaberite "Popis" pod "Dopusti". Zatim u polje "Izvor" možete upisati stavke popisa odvojene zarezima (npr. "HR, Financije, Prodaja") ili odabrati niz ćelija u kojima ste već naveli nazive odjela. Sada, kada korisnik klikne ćeliju, pojavit će se padajuća strelica i moći će odabrati s popisa.
Prilagodba poruka o pogreškama
Kada netko pokuša unijeti nevažeće podatke, Excel prikazuje zadanu poruku o pogrešci. Ali možete prilagoditi ove poruke kako bi bile prilagođenije korisniku.
Vratite se na dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka i kliknite na karticu "Upozorenje o pogrešci". Možete promijeniti naslov i tekst poruke o pogrešci. Na primjer, umjesto zadane poruke, možete napisati nešto poput "Ups! Unesite broj između 0 i 30 za dane godišnjeg odmora." Također možete odabrati stil upozorenja, poput "Zaustavi", "Upozorenje" ili "Informacija".
Ulazne poruke
Osim poruka o pogreškama, možete postaviti i poruke za unos. To su poruke koje se pojavljuju kada korisnik odabere ćeliju s provjerom podataka. To je sjajan način da korisnike obavijestite o tome kakve se podatke očekuju.
Pritisnite karticu "Ulazna poruka" u dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka. Unesite naslov i poruku. Za naš primjer dana godišnjeg odmora, možete napisati "Unesite broj dana godišnjeg odmora (0 - 30)" kao poruku.
Korištenje provjere podataka s formulama
Također možete koristiti formule za provjeru valjanosti podataka. Recimo da imate proračunsku tablicu u kojoj bi stupac "Popust" uvijek trebao biti postotak manji od stupca "Markup". Možete koristiti formulu za provođenje ovog pravila.
U dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka odaberite "Prilagođeno" pod "Dopusti". Zatim u polje "Formula" unesite formulu poput=B2>A2, gdje je A2 ćelija s "Popustom", a B2 ćelija s "Markupom". Ova formula provjerava je li marža veća od popusta. Ako se formula vratiPRAVI, podaci su valjani; ako se vratiNETOČNO, podaci su nevažeći.
Praktične primjene u uredskom okruženju
Kao uredski dobavljač, vidio sam kako provjera valjanosti podataka može napraviti veliku razliku u raznim uredskim zadacima.
Upravljanje zalihama
Prilikom upravljanja zalihama možete koristiti provjeru podataka kako biste osigurali da je količina artikala na zalihi uvijek pozitivan broj. Također možete koristiti popise kako biste bili sigurni da su uneseni samo ispravni nazivi proizvoda. To pomaže u vođenju točne evidencije i izbjegavanju grešaka u preuzimanju zaliha.
Upravljanje projektima
U proračunskim tablicama za upravljanje projektima, provjera valjanosti podataka može se koristiti kako bi se osiguralo da su početni i završni datumi ispravno uneseni. Na primjer, možete postaviti pravilo da datum završetka mora biti nakon datuma početka.
Povezani proizvodi i usluge
Ako ste na tržištu uredskih rješenja, također imamo sjajne veze s drugim industrijama. Na primjer, ako razmišljate o izgradnji proširenja ureda ili novog radnog prostora, moglo bi vas zanimatiproizvođači čeličnih nosača. Nudi visokokvalitetne čelične rešetke koje se mogu koristiti u raznim građevinskim projektima.
Druga mogućnost jeSustavi čeličnih okvira. Ovi sustavi odličan su izbor za brzu i učinkovitu izgradnju modernih, modularnih ureda.
A ako tražite kompaktnije rješenje za pohranu ili radni prostor,čelične šupe zgrademogao biti pravi put.
Zaključak
Provjera valjanosti podataka u Excelu moćna je značajka koja stvarno može pojednostaviti procese unosa podataka u uredu. Pomaže u održavanju točnosti podataka, smanjuje pogreške i čini vaše proračunske tablice lakšim za korištenje. Bilo da upravljate evidencijom zaposlenika, inventarom ili projektima, provjera valjanosti podataka alat je koji biste svakako trebali početi koristiti.
Ako ste zainteresirani za više informacija o značajkama programa Excel ili drugim proizvodima i uslugama povezanim s uredom, slobodno nam se obratite. Uvijek smo tu da vam pomognemo da najbolje iskoristite svoje uredsko okruženje. Hajdemo popričati i vidjeti kako možemo zajedno poboljšati vaše uredske operacije.
Reference
- Pomoć i podrška za Microsoft Excel
- Razni Excel resursi za obuku i blogovi